Iniciar un proyecto de automatización es una estrategia para potenciar la eficiencia, escalar operaciones y mejorar la rentabilidad.

Iniciar un proyecto de automatización de un centro de distribución no solo es una decisión estratégica, sino una palanca poderosa para mejorar la eficiencia, la rentabilidad y la escalabilidad de un negocio.

Sin embargo, en ocasiones no se tiene una idea clara de por dónde iniciar. De ahí que a continuación mencionaremos 5 pasos para elaborar un plan maestro de automatización.

1. Hacer un levantamiento de procesos 

Este paso normalmente se deja en manos del socio integrador de la solución, pero nadie conoce mejor las necesidades a satisfacer que la empresa misma, ya que no solo deben considerarse los procesos principales, ya que por lo regular hay cosas que surgen de actividades poco frecuentes.

Puede haber un proyecto que requiera de analizar procesos que ocurren solo al final del año, por eventos promocionales que requieren de procesos diferentes al día a día.

Por ello es importante considerar no solo procesos recurrentes (como la recepción de inventario, almacenamiento, picking, despacho…), sino también otros procesos poco comunes como devoluciones, donaciones, recepción de mercancía de proveedores que no se va a almacenar, cómo se maneja el espacio de terceros, etc.

Regularmente, cuando se habla con un cliente siempre aparecen procesos diferentes que vale la pena documentarlos porque un Plan Maestro de Automatización necesita considerar todos los casos.

También es importante hacer un análisis de la data para rankear los procesos.

Un proceso de automatización no necesariamente implica realizar un gran salto para automatizar todo. Se tienen que establecer prioridades, porque para una empresa puede ser más importante el picking que el proceso de recepción.

Una buena forma de comenzar la automatización de un almacén es entender cuál es la situación actual de los procesos. Algunos criterios que pueden ayudar a determinar esto son:

• Cuántas personas participan en cada proceso
• Dónde está la mayor tasa de errores
• Dónde hay mayor cuello de botella
• Cuál es el proceso más costoso

2. Conocer la estrategia empresarial

¿Cuáles son los planes de la empresa? Va a haber crecimiento, habrá cambios en la estrategia de canales, habrá cambios en los perfiles de pedido, nuevas cuentas, cambios en los canales de ventas, etc. Toda esta información dará la guía hacia dónde se deben dirigir los esfuerzos de automatización.

Es importante revisar hasta el mínimo detalle, por ejemplo, cuántos tipos de empaque se manejan, cuántos tamaños de caja, cuántos tamaños de etiquetas, etcétera. Esto es con la finalidad de considerar que toda la mercancía pueda circular libremente por la automatización y evitar así que el proceso se entorpezca por un proceso que no se consideró.

3. Establecer los objetivos de la automatización

¿Qué queremos lograr al automatizar el centro de distribución? Estos son algunos objetivos que se pueden plantear:

• Flexibilidad para adaptarse a los cambios en la demanda
• Mejor manejo ante la inestabilidad de la mano de obra
• Reducción en los costos de operación
• Disminución del inventario
• Trazabilidad del inventario

4. Determinar las restricciones

Siempre hay restricciones que pueden ser la temporalidad para hacer este tipo de inversiones, presupuestos acotados, las condiciones del inmueble donde se va a trabajar (si va a hacer una adaptación o se construirá desde cero), por mencionar algunos.

La integración con el área de sistemas también. Cualquier proyecto de automatización requiere intercambio de datos entre sus servicios de planificación y control de almacenes, y el software que se vaya a utilizar eventualmente para la tecnología de automatización.

También es importante saber si hay proyectos en el área de tecnología y qué impacto pueden tener en los proyectos de automatización.

5. Definir el equipo de trabajo por parte del centro de distribución

La transición de un centro de distribución manual hacia un centro de distribución automatizado es muy fácil, donde un día se detiene la operación manual y al día siguiente se pone en marcha la automatización. Pero para lograrlo, hay que mantener una comunicación permanente con el responsable de la operación quién tiene las mejores ideas para asegurar la continuidad de los procesos.

Asimismo, la implementación tiene una sincronía con los tiempos de operación y de costos, ya que las empresas normalmente tienen contratos de arrendamiento con almacenes externos, con una fecha de vencimiento. Así se pueden evitar penalizaciones por exceder los tiempos de ocupación de esos inmuebles.

Algunos roles que se deben definir son:

• Responsable del proyecto
• Integración tecnológica
• Gestor de permisos de construcción
• Contratación de proveedores

Planificar el espacio para asegurar el crecimiento

Con todas estas variables ya es posible establecer claramente el tipo de automatización ideal que se requiere, con base en criterios bien definidos como la velocidad de picking, capacidad de almacenamiento, el tamaño de los contenedores de almacenamiento, etcétera, permitiendo descartar los sistemas que no son compatibles con estos criterios, mientras se perfile mejor el sistema que cumple mejor los requerimientos de automatización.

Si bien es preferible adquirir tecnología de punta, no hay que descartar que hay tecnologías que son más sencillas que pueden tener un retorno de inversión bastante acelerado, y que pueden ser un primer paso hacia la automatización sin necesidad de implicar grandes costos de inversión. Por eso vale la pena evaluar todas las opciones que hay.

Características de tu socio de integración

Finalmente es importante seleccionar a un socio de integración que comprenda todas las necesidades intralogísticas del negocio; no solamente la parte que se va a automatizar, sino que vea todas las perspectivas, de pared a pared, del centro de distribución.

Es importante que esta empresa tenga capacidades comprobadas, idealmente en la misma industria y en la misma zona donde va a estar trabajando, y que tenga una amplia cartera de soluciones.

De manera adicional, si ha trabajado en otras industrias o en otras empresas, puede tener otras ideas que no se habían considerado. Por ejemplo, si se hizo un proyecto en farmacéutica, puede tener ideas interesantes para un operador logístico tercerizado.

Ciertamente, la experiencia en el sector es invaluable.

Síguenos en LinkedIn para descubrir nuevos casos de éxito y mantenerte informado de los avances en automatización y robotización de almacenes a nivel nacional e internacional.